お世話になっております。コ太郎です。
今回はあまりにも便利すぎるgoogleフォームについて、学校現場でも多いと思われる保護者対応連絡、募集等で活用できる【お申込みに対する自動返信メール】の作り方をご紹介します。
今回の記事は学校の先生向けに作っていますが、企業でお金をかけずに申し込みフォームを作りたい方や、顧客に申し込み確認メールを返すのがめんどくさい！という人にもおすすめです。
自動返信で申し込み処理で楽しよう
学校の仕事は多岐にわたり、可能な限りスクラップしていかないとうまくいきません。自動化できる業務はどんどん自動化していきたいですね。
まずは簡単なフォームを作ろう
フォームの作成に関しては、以下の記事にまとめてあります。
【生徒募集や生徒アンケートに最適】学校の先生の仕事にgoogleフォームを使おう
早速次のようなフォームを作ってみました。例えば、保護者懇談の時間を決める感じで作成してみます。
- お名前を入力してください
- メールアドレスを入力してください
- ご希望の時間帯を入力してください
このフォームについてスプレットシートを起動し、その中のツールを選択してみましょう。
ツールの中に『スクリプトエディタ』という項目があるので、ここを選択します。
すると無題のプロジェクトという画面が生じされます。ここが自動返信メールのコマンドを入力する場所になります。
functionから始まる文章は、コマンド事項のために必要なのですが、下記のコマンドを貼っていただければOKなので、いったんすべての入力項目を消してください。
で、次のコマンドを入力します。（コピペでOK）
- function onFormSubmit(e) {
- // フォームの回答を取得
- var name = e.namedValues[‘お名前を入力してください‘][0];
- var email = e.namedValues[‘メールアドレスを入力してください‘][0];
- var message = e.namedValues[‘ご希望の時間帯を入力してください‘]
- // 自動返信メール件名
- var subject = ‘お申込みいただきありがとうございました。’;
- // 自動返信メール本文
- var body = name + ‘様\n’ +
- ‘\n’ +
- ‘この度は保護者懇談会にお申込みいただき、誠にありがとうございました。’ +
- ‘\n’ +
- ‘本メールは自動返信メールです。確認のため送付しています\n’ +
- ‘よろしくお願い申し上げます。\n’ +
- ‘\n’ +
- ‘─────────────────────────\n’ +
- ‘ご送信内容の確認\n’ +
- ‘─────────────────────────\n’ +
- ‘\n’ +
- ‘【氏名】\n’ +
- name + ‘\n’ +
- ‘\n’ +
- ‘【メールアドレス】\n’ +
- email + ‘\n’ +
- ‘\n’ +
- ‘【お時間】\n’ +
- message ;
- // メール送信
- MailApp.sendEmail({
- to: email,
- subject: subject,
- body: body
- });
- }
※\標記のところは実際は逆スラッシュです。環境により¥マークになることが確認されています。
張るとかってに変わりますので、そのままコピペでOK。
まず、赤の太字になった部分をご覧ください。
ここには、googleフォームの質問項目をそのまま貼り付けます。
カンマなどの記号は残したままで、フォームの質問をそのままコピペします。
このうち、name,emailなどの文字は、後半に出てくるメール文面中のname.email等に対応しています。
で、フォームの『お名前を入力してください』を引き出し、
ちなみに
筆者も完全に理解していませんが、動けばいいのです。まずはコピペして試してみましょう。
ちなみにname,email等の文字に関しては、『なんでもOK』です。要は、フォームの解答項目を拾ってくる命令と、その回答を記載する命令が同じ単語になっていればOKです。
例えば、クラブの募集などを行うならわかりやすいようにvar clubなどにし、clubの文字で関連付けを行えばOKです。
このように、var○○と○○の文字さえ合っていれば、フォームの解答を取得＆解答を出力という動作が可能になります。
スクリプトエディタを使用
ここまでの入力が終わったら、目覚まし時計みたいなマークを選択しましょう。トリガーという項目です。このトリガーは、どのような条件で今入力したスクリプトを起動するかという命令です。
トリガーの設定については、
実行する関数を『onFormSubmit』。実行するデプロイを『Head』。イベントのソースを選択で『スプレットシートから』。イベントの種類を選択で『フォーム送信時』にして、通知は『毎日通知を受け取る』にしておこう。
これで、相手がフォームに入力するごとに確認メールが送信される設定になります。
そうしたら保存をクリック。
最初はうまくいかないです。『スクリプト失敗』と赤いコメントが出るので、無視してもう一回保存。
するとアカウント選択が出るので、自分が使っているgoogleアカウントを選択しましょう。
すると、『このアプリはGoogleで確認されていません』という表示が出ますので、『安全なページに戻らずに詳細をクリック』
下の方に小さく出てくる（安全でないページ）に移動を選択します。
すると、【プロジェクトがGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています】というテロップが出てくるので、許可しましょう。
これで、設定はすべて完了です。
まとめ
まとめ
あとは自分で作ったgoogleフォームに、実際に自分で入力して、試してみましょう。試しに入力するのは、googleフォームの画面に行き、目玉マークをクリックして試してみましょう。
ただしくコードが入力され、かつ『自分のメールアドレス』を入力してやれば、そちらに自動でメールが送られます。
以上のような手順で、フォームに自動メール返信機能が付きます。
カスタマイズを容易です。スクリプトにvar○○という記号をいれてあげれば、追加で取得する質問項目を増やせますので、複雑な解答様式でも自動返信メール対応できます。
実際に使ってみた体験談
僕も自分の仕事で活用しています。
1番効果があると感じたのが、学校の体験活動に外部の方が参加する時です。
参加者が数百名いる時に、随時自動で確認メールを返してくれるので、メール返信を忘れることで相手に心配されることがなくなりました。
また、メールが届かなかった場合、僕のアカウントメールにメッセージがブロックされた旨が届くので、お客さんが入力したアドレスが正しいのかチェックする場合の優先づけができます。
いづれにせよ、業務時間を大きく削減できました。
みなさんも早速作成し、業務をgoogleに委託してみてはいかがでしょうか。
コメント