お世話になっております、コ太郎です。
学校で調査をするってめんどくさいですよね。多種多様な生徒、保護者にアンケートを取ったりして。
紙でアンケートを取っている学校も多いのではないでしょうか。
新型コロナウィルスが流行してからは体温チェックや出席確認を毎日紙で集めているところも多い様子。でもこの業務要りますか？
学校での作業は、ICTを効果的に使うと驚くほど楽になります。今回は学校の先生におすすめのgoogleフォームの使い方をまとめていこうと思います。
今回の記事のおすすめポイント
アンケートや募集活動にお悩みの先生の課題を解決します
では早速見ていきましょう。
googleフォームで何ができるの？
主に次のような業務で力を発揮します。
- 生徒の個人情報収集
- 体温チェック
- 授業アンケート
- 学級PTAや学年PTAの意見集約
- 生徒募集における連絡先の収集
このほかにも、上げるときりがないくらい使い勝手がいいシステムです。googleのセキュリティを利用しているので基本的に集めた個人情報が外部に出ることはありませんし、保管先もクラウドになるので、googleアカウントを持っている場合はどこからでもアクセスできます。
学校で一つアカウントを作って、持ち出さない端末で運用したりすると便利かもしれません。
また複数の職員でフォームを共有することもできるので、編集作業等が非常に楽になります。
これについては、スプレットシートについても利便性が高いです。オフィスのエクセルでも似たようなことができますが、できることがぱっと見限られているため、ついてこれない職員が減る可能性が高い。
学校現場ではICTスキルに乏しい先生も多いと思いますので、直感的に操作できるアプリは好まれやすいと思います。
googleフォームの使い方
では、実際の使い方画面を確認していきます。
画像でざっと解説しています。要はgoogleドライブから入るといいです。
とくにgoogleフォームはドライブに勝手に格納されるので、ドライブへ入る方法も必ず確認しておきましょう。
フォームに入ったら、次のような形でアンケートを作っていきます。
googleフォームは、直感的に入力や質問項目を増やせるので非常に便利です。
まずは、「無題のフォーム」と書かれたところに、アンケートなどのタイトルを入力してみましょう。
さて、何を作りましょうか。たとえば「出席管理」や「体温チェック」などを作ってみてはどうでしょう。
googleフォームの質問でラジオボタンを選択すると、質問にチェックをつけて回答する形式にすることができます。この質問は、上画像のオプションと書かれたところに入力できます。
エクセルで質問項目を作ろう
例えば、オプション欄に生徒の学年、組、番号、氏名を表示させてみましょう。
「手打ちでやるの？めんどくさい」と思った方、このオプション欄は、エクセル等で作成した名簿を張り付けることもできます。
生徒の名簿は年の始めに作成していますよね。それをコピー＆ペーストすることが可能です。クラス番号がセルで分かれていても、googleフォームはきれいに表示してくれます。
実はgoogleフォームはエクセルとの相性が非常にいいんです。
これを応用すれば簡単な小テストも作成可能です。例えば、次のような問題があったとしましょう。
5種類の玉から3個の玉を無作為に選ぶパターンは何通りあるか。
１、７通り ２、8通り ３、９通り ４、10通り
このような問題の場合、エクセルで上から順に1234と連番を振り、解答に関しても連番にして縦のセルに数値を作っていただければ、それをそのままgoogleフォームに張り付けることができます。
Aの回答ならBのパターンに飛ぶ
さらに複雑なアンケートを実施することも可能です。例えば、
質問１、海外留学をしたいと思いますか
質問２、質問1でハイと答えた人のみ回答してください。
みたいな問題を見たことがありますよね。こうした、選択しAならばBというアンケートも簡単に作れるのがgoogleフォームの魅力です。
この場合、次のようなステップで作業をすればOKです。
googleフォームでは、質問項目の塊のことをセクションと言います。
セクションを分けることで、質問を分岐させることができるので、進路面談等でも役に立ちそうです。
便利な使い方（募集活動向け）
このほか、例えば次のような場面でも活躍が期待されます。
１、学校などのHPにリンクを張り付けて、学校体験などの受付として機能させる。
２、入試における出願の際に、出願者本人に入力してもらい、入力業務を削減する。
など、入力業務を削減させることについても効果を発揮しそうです。
で、外部の方にgoogleフォームを利用する場合は、次のような質問がくる場合があります。
「先日申し込みをさせていただいたが、返信等がないので入力がされているか不安である」
入力者に感謝のメールをお送りすればいいのだが、さすがにそれを一通一通確認しながら出すのはめんどくさい。そうした場合には、自動返信機能を活用するのがいい。
これに関してはgoogleフォーム単体だけではなく、スプレットシートを使う必要がある。
のちに解説する集計業務でも、スプレットシートは使用するのでセットで運営できるように、今から準備しよう。
このスプレットシートの『ツール』からスクリプトエディタを起動して、自動返信の仕組みを作ることができる。この記事では長くなりすぎるので、詳しくは別記事で紹介します。
googleフォームで申込者に自動で返信するシステムを学校の先生が作ってみた【実例付き】
スプレットシート活用
このスプレットシートは、URLを共有すれば、誰でも一緒に編集することが可能です。
先生方で共有したり、クラスで一つのシートを使って、実験のデータを共有するのも素晴らしい。かなりいろんなことができます。
スプレットシートにも、エクセルと同じように関数が使えるので、応用の幅も広い。
なにより、生徒の募集等を行う場合は、生徒情報を速やかに共有できるので、情報伝達速度があがります。
特に学校の場合、データサーバーを校内のみで持っていて使っていることも多いと思います。
しかし、いざ募集活動となると、クラブ活動等で外部に出ており、そこから応募者のデータにアクセスしたいという需要があると思います。
実際僕の勤務先でもそうでした。
一方、参加者の名簿を紙面で持ち歩くと、紛失の恐れが高くなります。
特に野外での活動をするクラブ等だと、ついつい活動に夢中で、書面やUSBなどを置いてきてしまうということもありえます。
これは下手をすると、大目玉を食らいます。
公立校の場合、こうした個人情報の流出はニュースにもなる大ごとですので、なんとしても避けたいところです。
スプレットシートの場合、スマホ等から確認できるため、スマホを肌身離さず持っていれば、こういった危険性は軽減できます。
まあ、学校が使用を認めてくれれば、便利で使い勝手のいいサービスだと思います。
まとめ
まとめ
googleの素晴らしいところはこれらの機能を、アカウントさえとればすべて無料で使えることです。
googleフォームについては生徒がアカウントを作る必要はありません。下記のような手順でURLを共有してしまえばOKです。
かなり業務内容がすっきりしますので、おすすめです。今後利用機会も増えると思いますので、チャレンジしてみてはどうでしょうか。
僕が実際使ってどうだったか
僕は次の分野でgoogleフォームを使って集計作業を行いました。
- 学校の募集活動における集客集計
- クラス生徒の体温チェック
- 職員の体温チェック
- 長期休業期間の動向調査
- 特別講座の希望調べ
特に、募集についてはとても楽になりました。
今までは提携会社が作っていたシステムを中心に活用していたのですが、編集等がすぐにできず、繁栄にも時間がかかりました。
googleフォームだと、元データさえ編集してしまえば、ホームページにアップロードした後でも修正がきくので便利です。
集客で使う場合、使っていると気が付く問題も多いです。
例えば、回答してもらうとコース選択についても記入してほしいとか、現在活動中のクラブ名も書いてもらえると面接のときに楽だなあとか。
実際に運用→改善というサイクルをすぐにまわすことができるので非常に有益だと感じました。
地方自治体は、GIGAスクール構想の下、こうしたサービスを積極的に取り入れているところも多いようです。
しかし、ツイッターの情報を追っていくと、まだ使用頻度の低いところもあるのかなと感じます。
使えるサービスはがつがつ使い、少しでも現場の先生方の業務効率が良くなってくるといいなあと感じています。
このほかに、学校の先生へのおすすめ記事を以下にまとめておりますので、ぜひご覧ください。
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